С 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь сведения о приеме на работу, повышении, отстранении от должности и увольнении работников будут храниться в ПФР в электронном виде. Подавать их туда должны работодатели, для которых утверждены новые формы отчетности. Бумажные трудовые книжки нужны, чтобы подтвердить стаж до 2020 года. Объясним, как перейти на электронные трудовые книжки, заполнять и сдавать отчетность в ПФР. Расскажем, в какие сроки это нужно сделать, чтобы не нарваться на штрафы.

В чем преимущество электронной трудовой книжки перед бумажной

Электронная трудовая книжка — это форма предоставления данных в ПФР. Она не имеет физического носителя, но по содержанию мало чем отличается от бумажной трудовой. ЭТК содержит информацию о:

• должности и квалификации сотрудника;
• дате трудоустройства;
• месте работы;
• дате и причине увольнения, перевода на другую работу.

Выдать сведения из ЭТК может ПФР или работодатель — в виде бумажной выписки с мокрой печатью или электронного документа, заверенного цифровой подписью.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателя:

• можно нанимать работников дистанционно;
• нет ответственности за хранение трудовой — не придется переживать, что они пропадут, сгорят, намокнут или на страницах выгорят чернила;
• меньше отчетности в бумажной форме;
• снижаются расходы на покупку, хранение и ведение трудовых;
• проще вносить и исправлять данные о деятельности работников.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников:

• можно получить выписку из ЭТК не только у работодателя и в МФЦ, но и в любой момент — в личном кабинете на портале «Госуслуги» или сайте ПФР;
• есть возможность оформить пенсию и трудоустроиться удаленно;
• можно контролировать, насколько правильно и вовремя работодатель вносит данные в трудовую;
• при увольнении не придется долго ждать выдачи документов;
• можно сэкономить время при оформлении кредита или визы — туда тоже нужны данные из ЭТК, которые всегда буквально под рукой;
• данные о трудовом стаже можно будет подтвердить, даже если работодатель исчезнет вместе с бумажной трудовой или потеряет ее.

Электронная трудовая книжка значительно упрощает документооборот работодателя. Для работника она — удобный и простой способ получать сведения о своей трудовой деятельности.

Как по новым правилам вести трудовую книжку

Расскажем, что делать работодателю, когда работник выбирает ЭТК, сохраняет бумажную трудовую или устраивается на работу впервые.

Если работник выбирает электронный документ

Если сотрудник выбирает трудовую книжку в электронном виде, работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажном документе и выдать его на руки. Рекомендации по формулировке этой записи дал Минтруд в своем письме от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150.

С этого момента работодатель не несет ответственность за сохранность бумажной трудовой.

При этом традиционная трудовая книжка не теряет юридической силы. Она нужна, чтобы подтверждать трудовой стаж до 1 января 2020 года.

Если сотрудник выбирает бумажную трудовую

Если сотрудник делает выбор в пользу бумажной трудовой, работодатель должен вести два документа — в бумажной и в электронной форме.

В компании могут быть работники, которые вообще не напишут никакого заявления. Тогда считается, что они по умолчанию ничего не хотят менять, а значит, выбирают традиционную трудовую книжку.

Если сотрудник устраивается на работу

Если человек трудоустраивается в 2020 году и ранее не писал отказ от бумажной трудовой, работодателю придется ее завести.

Это нужно сделать и в том случае, если при трудоустройстве работник хочет сразу перейти на электронную трудовую книжку. Бумажный документ нужно оформить и последовательно внести туда:

• запись о приеме на работу;
• запись об отказе от бумажной трудовой книжки.

Если работник трудоустраивается, но на прошлом месте работы уже выбрал бумажную трудовую, работодателю придется вести ее и дальше.

В 2021 году электронные трудовые книжки начнут вводить для всех, кто трудоустраивается впервые.

Как выглядит электронная трудовая книжка и как ее заполнять

Для работодателя электронные трудовые книжки выглядят как отчетность по форме СЗВ-ТД. Именно ее он подает в ПФР:

Общие правила заполнения СЗВ-ТД:

• все записи делают на основании приказов, распоряжений и других документов, регулирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудником;
• записи можно вносить на компьютере или вручную — чернилами или шариковой ручкой (только не красного и зеленого цвета), без помарок и печатными буквами;
• ИП заверяет документ личной подписью, юрлицо — печатью организации и подписью руководителя.

Сведения о страхователе (работодателе) в электронной трудовой книжке:

• регистрационный номер в ПФР — 12-значный номер, который работодателю присваивают при постановке на учет в ведомстве; 
• работодатель — ФИО индивидуального предпринимателя по паспорту или наименование организации в соответствии с учредительными документами;
• ИНН, КПП — реквизиты, присвоенные работодателю в ИФНС.

Сведения о зарегистрированном лице (работнике) заполняют:

• печатными буквами;
• в именительном падеже;
• в соответствии с паспортом и СНИЛС.

Отметку о выборе электронной или бумажной трудовой ставят с указанием даты, когда работник написал соответствующее заявление.

Отчетный период — месяц, когда у работодателя были кадровые изменения в отношении конкретного сотрудника. Это трудоустройство, увольнение, перевод на другую постоянную работу. Выбор трудовой книжки тоже считается значимым кадровым событием.

Отчетный период указывают в формате ММ — для месяца и ГГГГ — для года.

Сведения о трудовой деятельности — это таблица, которую заполняют с учетом следующих правил:

• нумерация кадровых событий — последовательная, без пропуска числовых значений;
• дата кадрового события — в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• трудовая функция — профессия с указанием квалификации, специальность, должность в соответствии со штатным расписанием;
• структурное подразделение — указывают только в том случае, если пункт о работе в нем включен в трудовой договор;
• код выполняемой функции — семизначный цифро-буквенный код, который вписывают при наличии и только с 1 января 2021 года;
• причины увольнения — без каких-либо сокращений указывают пункт, часть статьи и саму статью ТК РФ, на основании которой сотрудник был уволен;
• основания кадрового события — это приказ, распоряжение работодателя или иной документ, подтверждающий кадровое событие; дату его принятия указывают в формате ДД.ММ.ГГГГ., а номер — без знака «№»;
• признак отмены записи сведений — здесь ставят «Х», если сделанную запись нужно отменить, ниже по всем правилам делают верную запись.

В столбце № 3 электронной трудовой книжки могут быть указаны только такие кадровые события, как:

• прием — прием на работу;
• перевод — перевод на другую постоянную работу;
• переименование — изменение наименования страхователя (работодателя);
• установление (присвоение) — установление или присвоение еще одной специальности или профессии с указанием квалификации, разряда, категории или класса;
• увольнение — увольнение с места работы;
• запрет занимать должность (вид деятельности) — лишение права занимать определенную должность в соответствии с приговором суда.

Когда отчет СЗВ-ТД по работнику сдают впервые, туда сначала вносят последнее кадровое мероприятие до 1 января 2020 года, а потом — изменения за отчетный период.

Форму СЗВ-ТД может подписать руководитель или его доверенное лицо, например, кадровик. Если документ подают в ПФР в электронном виде, его подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Пример заполненной формы отчетности СЗВ-ТД:

Как перейти на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

1. Подготовить внутренние документы

Работодатель должен внести изменения во все внутренние документы, где указан порядок действий с обычной трудовой книжкой.

Теперь наравне с ней можно использовать сведения из ЭТК. Также в документах нужно закрепить за сотрудником право выбора трудовой — бумажной или электронной.

Пример изменения Правил внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек:

2. Установить программное обеспечение

Чтобы отправить сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР, работодателю нужно установить бесплатное программное обеспечение с сайта ведомства.

Если вы используете специальные бухгалтерские программы, устанавливать ничего не нужно. Новые формы отчетности в них уже появились. 

3. Рассказать сотрудникам о переходе на ЭТК

До 31 октября 2020 года работодатель должен сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки (Постановление Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Сотрудников нужно уведомить и о том, что за ними сохраняется право оставить бумажную трудовую.

Уведомление направляют каждому работнику в письменной форме. Это можно сделать на работе, а при отсутствии сотрудника — заказным письмом по почте.

Образец уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки:

4. Получить заявления от сотрудников

До 31 декабря 2020 года сотрудники должны выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Свое решение им нужно оформить заявлением на имя работодателя.

Образец заявления на переход к электронной трудовой книжке:

Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Если на 31 декабря 2020 года сотрудник отстранен от работы, находится на больничном или в отпуске, подать заявление он может позже, когда приступит к трудовой деятельности.

Как работодателю сдавать отчетность в ПФР

Сведения о приеме на работу и увольнении нужно подать в ПФР на следующий рабочий день после издания соответствующего приказа. Информацию о других кадровых изменениях — не позднее 15 числа следующего месяца. 

Отчет нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить в электронном виде. Если на фирме трудится не больше 25 человек, то в ПФР можно отчитаться на бумаге.

Пример 1. Сотрудник Иванов С. И. 15 ноября 2020 года написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель должен не позднее 15 декабря 2020 года подать в ПФР сведения об этом кадровом событии.

Пример 2. Сотрудницу Львову М. И. уволили 27 октября 2020 года. Отчет о кадровом событии работодателю нужно направить в ПФР не позднее 28 октября 2020 года.

Если кадровых изменений и заявлений о переходе на электронную трудовую книжку не было, то отчет подавать не нужно.

Если не отчитаться перед ПФР вовремя или сделать это с ошибками, Роструд может наложить штраф. Для ИП и должностных лиц он составит от 1 до 5 тысяч рублей, для юрлиц — от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). При повторном нарушении максимальные суммы увеличатся до 20 и 70 тысяч рублей, соответственно.